Arquitetura enxuta no ClickUp: 3 camadas e 5 status para o time usar de verdade
Modelo de referência operacional. A maioria das empresas abandona o ClickUp porque cria 15 espaços, 12 status e 20 campos obrigatórios. Veja o mapa interativo da estrutura enxuta que desenhamos.
Da entrada da demanda à entrega sem microgerenciamento
Clique em cada bloco do diagrama para ver como organizamos a hierarquia, os status e as automações essenciais.
Pedido só vira tarefa com escopo mínimo
Acabamos com pedidos soltos no WhatsApp. Toda solicitação nova entra via formulário interno ou template com checklist pronto.
- Três dados obrigatórios
- 1. Quem é o dono (1 pessoa só) · 2. Qual o prazo real · 3. O que define "pronto".
- Economia
- Corta 70% das idas e vindas perguntando "o que é para fazer aqui?".
Menos pastas, mais visibilidade
Separamos apenas o que tem permissão diferente: 1. Operação/Clientes, 2. Comercial/Marketing e 3. Gestão Interna.
- Regra das Subtarefas
- Apenas 1 nível de subtarefa. Subtarefa dentro de subtarefa esconde prazo e ninguém vê.
- Campos personalizados
- Máximo de 4 campos por lista (ex.: Cliente, Frente, Prioridade, Esforço).
Todo mundo entende em 5 segundos onde a tarefa está
Em vez de 14 colunas no Kanban, usamos 5 status universais: Triagem → Fila da Semana → Em Execução → Em Revisão / Aguardando → Concluído.
- Limite de WIP
- Cada pessoa tem no máximo 2 tarefas em "Em Execução" ao mesmo tempo.
- Bloqueios
- Se travou dependendo de cliente, vai para "Aguardando" com data de cobrança.
2 Visões Salvas que substituem relatórios complexos
Deixamos prontas duas visões globais: "Minha Semana" (para quem executa) e "Radar da Gestão" (tarefas atrasadas, sem dono ou sem prazo).
- Segunda-feira (15 min)
- Priorizar a "Fila da Semana" conforme a capacidade real da equipe.
- Sexta-feira (15 min)
- Limpar o que atrasou e destravar o que está em "Aguardando".